Günümüzde küresel, ekonomik ve siyasal anlamda dünyamız oldukça küçülmüş, enformasyon, teknoloji ve iletişim alanındaki büyük gelişmeler toplumları kıyasıya bir yarış ve rekabet ile her geçen gün yeni gelişmelerin yaşandığı ekonomik bir mücadeleye yönlendirmektedir. Mevcut dünya çapında ayakta kalabilmek, tüm sektörlerde müşteri ihtiyaç ve beklentilerine uygun mal ve hizmet üretiminin sağlanmasıyla gerçekleşebilecektir. Bu da ancak kuruluşlarda tasarım aşamasından başlayarak üretim, pazarlama ve satış sonrası hizmetlere kadar tüm aşamaları kapsayan ve sürekli gelişmeyi hedefleyen Yönetim Sisteminizin belgelendirilmesiyle olacaktır.
Proses Danışmanlık, sahip olduğu bilgi ve tecrübeyle her sektörden firmanın ihtiyaç duyduğu ISO belgelendirme hizmetlerine en kaliteli çözümleri sunmaktadır.
1. Hazırlık ve Organizasyon
Belgelendirme sürecinin bu ilk aşamasında şirket yöneticileri ve/veya yetkilileri ile iletişime geçilerek danışmanlık hizmetinin verileceği konuyla ilgili bir taslak proje planı oluşturulur. Bu bağlamda, şirket tarafından bir proje yöneticisinin atanması ve projede yer alacak kişilerin belirlenmesi istenir. Bu kişilere projeyle ilgili temel bilgilendirme eğitimleri verilir. Örneğin, ISO 9001 Kalite Yönetimi Sistemi Belgelendirme hizmeti verilecekse, ISO 9001 standardının içeriği, kapsamı, gerekliliği, önemi ve faydalarının yer aldığı temel dokümantasyon eğitimi verilir ve sertifikasyon sürecinin genel hatlarından bahsedilir.
2. Stratejik Proje Planlama
Bu aşamada, şirketin ilgili yönetim sistemi ile ilgili mevcut durumu analiz edilir. Şirketin söz konusu sertifikayı almaya ne denli hazır olduğu saptanmaya çalışılır. Bu bağlamda, şirketin organizasyon yapısı, halihazırda uygulamakta olduğu yönetim sistemleri, yasal prosedürleri, kendi içerisinde oluşturduğu iş süreçleri, kullandığı kaynaklar vs kapsamlı bir şekilde değerlendirilir. Tüm bu araştırmalardan sonra daha önce taslak olarak oluşturulan proje planın son hali verilerek şirketin hedefleri ve politikaları doğrultusunda daha kesin bir proje planı hazırlanır. Bu aşamada, projedeki iş adımları ve süre bilgileri mevcut durumu tam olarak yansıtır hale getirilmiş olur.
3. Eğitim
Danışmanlık sürecinin üçüncü aşamasında şirket yetkilileri ve proje sorumluları için sertifika alınacak ürün, sistem, süreç, denetim ya da standart ile ilgili detaylı ISO eğitimleri planlanır. Bu eğitimler, standart bilgilendirme eğitimlerinin çok ötesinde şirketin mevcut durumu, potansiyeli ve hedefleri göz önüne alınarak özel olarak ve daha detaylı hazırlanır. Eğitim süreleri, belgelendirme hizmetinin kapsamı, şirketin mevcut durumu, katılımcı profili, vb. gibi faktörlere bağlı olarak değişebilir. Eğitimler sonunda, katılımcılara eğitim sertifikası verilir. Belgelendirme konusu ve projede yer alacak çalışanlara bağlı olarak farklı kişilere farklı eğitimlerin verilmesi de söz konusu olabilir. Bu eğitimleri en başında da iç tetkikçi eğitimi gelmektedir.
4. Sistem Kurulumu
Danışmanlık sürecinin en önemli adımlarından biri de şirket bünyesinde belgelendirme yapılacak ISO standardı, yöntem ya da metodoloji ile ilgili sistem kurulumunun gerçekleştirilmesidir. Bu aşamada; şirketin yapısına, kaynaklarına ve sahip olduğu potansiyele bağlı olarak en verimli sistem modeli geliştirilir. Bu sistemin kendi iç süreçleri ve diğer sistemlerle olan ilişkileri belirlenir ve sistemin; hızlı, doğru, şeffaf ve tutarlı bir şekilde çalışması sağlanır. Bu aşamada, sistemin istenen şekilde çalışabilmesi için teknik altyapıda değişiklikler yapılabilir. Kurulan sistemle (Örneğin; ISO 14001:2015 Çevre Yönetim Sistemi) ilgili bir dokümantasyon yapısı oluşturulur, hazırlanacak dokümanların türü ve içeriği belirlenir. Sistemler kurulacak yönetim sistem sayısına göre entegre olarak da kurulabilir.
5. Uygulama
Tüm hazırlıklar tamamlanıp sistem kurulumu gerçekleştikten sonra sistem devreye alınır ve bazı pilot uygulamalar yapılır. Bu aşamada sistem, şirket süreçlerinin tamamında değil, belirli bir bölümünde test edilir. Sistem performansının maksimuma ulaşması için belirli göstergelerden yararlanılır. Sistemin çalışması sürekli olarak takip edilerek eksiklikler ve iyileştirilmesi gereken noktalar tespit edilir ve gerekli görülen revizyonlar gerçekleştirilir. Özellikle çalışan geri bildirimi ve iç tetkik sonuçları verimli bir değerlendirme süreci için önemli yer tutar. Sistemin uygulanmasından en iyi sonuç alındığına karar verildiği zaman bir sonraki aşamaya geçilir.
6. Belgelendirme
ISO belgesi almak için kuruluşumuzdan alacağınız danışmanlık hizmet sürecinin son adımına gelindiğinde şirket artık belgelendirme başvurusu yapacak olgunluğa ulaşmış demektir.
Proses Danışmanlık olarak; hizmet sunmuş olduğumuz şirketlere belgelendirme kuruluşu seçiminde de yardımcı olmaktayız. Belgelendirme başvurusunun yapılması ve devam eden süreçlerde de şirketlere destek olan Proses Danışmanlık, hedeflenen sertifikasyonun tamamlanmasına kadar şirketlerin yanında yer almaya devam etmektedir.